Jak zorganizować event dla firmy?

Jak zorganizować event dla firmy? Eventy dla firm to szansa dla przedsiębiorstwa, żeby wykazać swoją kreatywnością oraz niezwykłym podejściem. Zorganizowanie takiej imprezy wymaga umiejętności świetnego zgrania różnych czynników, czyli planowania, realizowania i koordynowania pewnych zadań. Zabierając się za organizację eventu dla firmy, należy mieć świadomość, iż wiąże się to ze sporym nakładem pracy i wieloma nerwami, w szczególności przed samym wydarzeniem. Ważne jest przede wszystkim realizowanie wszystkich zamierzonych punktów krok po kroku, wówczas efekt eventu dla firmy będzie zadowalający.

W jaki sposób zorganizować event dla firmy?

1. Określmy nasz cel eventu

Wybrany cel eventu będzie decydował o jego rodzaju oraz scenariuszu. Inne wydarzenia mogą mieć za zadanie integrację zespołu oraz lepszą komunikację zatrudnionych pracowników a inne będą metodą promowania marki, oraz polepszenia kontaktów z klientami. To od rodzaju eventu zależne jest, czy będzie on zorganizowany w formie konferencji dla wielu osób, czy będzie jedynie niewielkim spotkaniem dla wybranej grupy uczestników.

2. Określamy grupę odbiorców

Żeby osiągnąć zamierzony cel, musimy dokładnie określić grupę odbiorców eventu dla firmy. Należy mieć świadomość tego, jakie są potrzeby odbiorców oraz ich oczekiwania co do danego eventu, warto uwzględnić odpowiednie atrakcje, które będą umieć w sposób odpowiedni zmotywować uczestników wydarzenia. To od grupy odbiorców zależy wybór gości specjalnych, którzy wezmą udział w wydarzeniu, a także rodzaj wybranego cateringu i cały scenariusz imprezy

3. Określmy nasz budżet przeznaczony na event dla firmy

To bardzo ważna kwestia, gdyż od niej będzie zależeć, w jaki sposób zorganizujemy całe wydarzenie, na co możemy sobie pozwolić, a co się nie zmieści w naszym budżecie. Od budżetu zależny jest rozmach imprezy, czyli menu, materiały dla uczestników, wydarzenia dodatkowe. Nawet z ograniczonym, małym budżetem jesteśmy w stanie zorganizować ciekawe wydarzenie, o ile założymy jasny cel eventu dla firmy.

4. Wybierzmy termin wydarzenia

Podczas wyboru odpowiedniego terminu należy pamiętać o wybranej wcześniej grupie odbiorców i danej tematyce eventu dla firmy. Należy sprawdzić wcześniej, czy wybrany termin nie koliduje z innym ważnym wydarzeniem, czy spotkaniem firmowym. Termin wpływa także na koszty wydarzenia, będą one mniejsze, jeśli wybierzemy datę poza sezonem branżowych spotkań.

5. Wybierzmy idealne miejsce

Miejsce eventu dla firmy musi być dokładnie przemyślane, gdyż powinno pasować do charakteru spotkania, grupy docelowej i scenariusza imprezy dla firmy. Powinno być niebanalne i łatwo się aranżować.

6. Zbudujmy ciekawy program

Bardzo istotna jest tematyka programu. Od niej zależy czy będzie ona ciekawa dla gości i czy będą chcieli oni przyjść na imprezę firmową. Warto zaprosić na event ciekawą i cenioną osobę,

7. Powiadamiamy uczestników o organizowanym wydarzeniu przez pocztę lub e-maila

Możemy wybrać zaproszenie w formie elektronicznej albo zdecydować się na tradycyjne drukowane zaproszenie. Wszystko zależy od wybranej grupie odbiorców i charakteru eventu dla firmy. Ważne jest to, iż musi być ono wysłane we właściwym czasie. To jak wcześniej musimy rozesłać zaproszenia, zależy także od tego, czy będzie to event całkowicie bezpłatny, czy trzeba za przyjście zapłacić. Jeśli jest on płatny, wówczas zaproszeni goście będą potrzebowali więcej czasu na zastanowienie się, czy wziąć udział w wydarzeniu.

8. Zbudujmy prestiż wydarzenia oraz zacznijmy promocję eventu

Istotne jest przede wszystkim to, żeby jak największa liczba osób mogła dowiedzieć się o organizowanym przez nas evencie dla firmy. Forma promowania zależna jest od tego, do jakich odbiorców chcemy dotrzeć. Dobrym wyjściem jest wybranie tradycyjnych mediów oraz internetu. Możemy także uzyskać patronów medialnych. Do promocji możemy używać pewnych narzędzi takich jak materiały contentowe, filmy, konkursy dla uczestników.

9. Przygotujmy materiały dla uczestników eventu oraz dziennikarzy

Podstawowe informacje o evencie powinien otrzymać każdy jego uczestnik. Musi on wiedzieć o planowanych atrakcjach i całym programie wydarzenia. Możemy także stworzyć materiały dodatkowe, czyli specjalny przewodnik albo raport branżowy.

Zalety imprez firmowych

Wiele właścicieli firm, zastanawia się, czy warto faktycznie organizować eventy dla firmy? Takie wydarzenie warto zorganizować w wielu przypadkach, na przykład, kiedy firma zyskuje nowego partnera biznesowego, wówczas to wydarzenie wymaga odpowiedniej oprawy, zwłaszcza jeśli jego pozyskanie było trudno i zajęło firmie wiele czasu. Należy to we właściwy sposób uczcić. Taki event możemy zorganizować w hotelu, w którym znajduje się sala konferencyjna, sala balowa czy restauracja z ogrodem. Jeśli nie mamy zbytniego doświadczenia w organizowaniu imprez firmowych, wówczas możemy zdecydować się na usługę firmy albo hotelu, który dysponuje nie tylko miejscem na event firmowy, ale także ma doświadczenie w organizacji imprez dla firm. Imprezy firmowe są sposobem na to, aby sponsor poznał całą firmę oraz wszystkich zatrudnionych w niej pracowników.